Twój Partner w Zarządzaniu Dokumentami
Społeczność

Jak wspomóc proces obiegu dokumentów?

Bardzo często można usłyszeć, że rozwój nowych technologii przyniesie koniec tradycyjnemu obrotowi dokumentów. Jest to błąd, ponieważ we współczesnych firmach dokumenty papierowe cały czas są bardzo chętnie wykorzystywane, ale dopiero nowatorskie rozwiązania IT pozwalają na znaczne przyspieszenie i redukcję kosztów ich obrotu.

Współcześnie zaprojektowanie systemu obiegu dokumentów w firmie jest czynnością o wiele bardziej skomplikowaną niż kiedyś, ze względu na różnice pomiędzy potrzebami poszczególnych przedsiębiorstw. Dlatego tworzenie systemu zaczyna się od dokonania audytu.  Nie tylko przedstawi on obecny stan firmy pod kątem liczby wydruków i użytkowania drukarek, ale też zwróci uwagę na inne kwestie, ważne w perspektywie projektowania systemu obrotu dokumentów, czyli: moment wystąpienia maksymalnego spiętrzenia prac, koszty obsługi serwisowej oraz całkowity koszt obiegu dokumentu, od powstania do archiwizacji. Badane są też takie kwestie, jak: koszty dzierżawy i serwisowania urządzeń drukujących, optymalność zakupów materiałów eksploatacyjnych oraz potrzeby i problemy pracowników. Dzięki tym wszystkim działaniom możliwe jest wyznaczenie istotnych aspektów, w których potrzebna jest optymalizacja poprzez redukcję kosztów bądź skrócenie czasu obiegu dokumentu.

Zapraszamy do lektury na www.interaktywnie.com

Brak wpisów

Odpowiedz