Twój Partner w Zarządzaniu Dokumentami
Społeczność

Audyt . MPS

Koszty związane z środowiskiem wydruków w firmie to ok 3% przychodów rocznie. Większość prognoz związanych z tą dziedziną, wskazuje na to, że koszty wydruku będą stale rosły, co powinno być sygnałem do podjęcia działań w celu przeprowadzenia niezbędnych optymalizacji.

Wielu naszych klientów, zauważa, że zaopatrywanie biur w najtańsze na rynku drukarki, to najważniejszy aspekt dla generowania oszczędności w sferze wydruków. Jednak, dobre humory związane z niskim kosztem zakupu mijają w momencie konieczności nabywania kolejnych materiałów eksploatacyjnych. Dlaczego? Zapraszamy do zapoznania się z zasadami i efektami usługi Audytu Środowiska Druku.

Co warto wiedzieć?

Zanim podejmiemy decyzję o rozpoczęciu wykonania analizy drukarek w firmie warto jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  1. Jaka ilość urządzeń w Twoim biurze jest podłączona do sieci, a jaka nie jest?
  2. Jaka ilość dokumentów jest produkowana i które urządzenia są najbardziej obciążone?
  3. Jaki jest koszt wydrukowania strony czarno-białej i kolorowej na Twoich urządzeniach?
  4. Kiedy występuje maksymalne spiętrzenie prac?
  5. Jakie są koszty obsługi serwisowej urządzeń w biurze Twojej firmy?
  6. Jakie są koszty produkcji i obiegu innych dokumentów, od momentu ich powstania, aż do archiwizacji?
  7. W jaki sposób można zredukować część kosztów?
  8. Jak dużo pieniędzy Twoja firma traci w wyniku źle zorganizowanego systemu produkcji i obiegu dokumentów?
team-image

Etapy Audytu Środowiska Druku

Rozpoznanie, czyli pierwszy kontakt z klientem.

Określenie potrzeb klienta, jest elementem kluczowym w procesie przeprowadzania Audytu Środowiska Wydruków. Audyt pomaga określić czego tak naprawdę potrzebuje firma: jakiego rodzaju urządzeń, jakich rozwiązań, jakich zmian.

Polega on na monitorowaniu przez określony czas procesu drukowania w Twoje firmie:

  • określenie użytkowników,
  • ilość drukowanych dokumentów,
  • rodzaj dokumentów,
  • sposób drukowania.

Na ostateczny wynik składają się także wywiady z użytkownikami. Określone zostają faktyczne potrzeby i priorytety. W zależności od wielkości parku maszynowego warto również zastanowić się nad zainwestowaniem w nowoczesny system zarządzania obiegiem dokumentów i drukiem.

Pierwsza faza Audytu – Rozpoznanie

Najważniejsze cele do osiągnięcia przy prawidłowej ocenie infrastruktury środowiska druku to:

  • przeprowadzenie dokładnej analizy wykorzystania aktualnej floty drukującej,
  • zbadanie rzeczywistych potrzeb firmy
  • wykrycie wszystkich miejsc, w których można wdrożyć oszczędności z zachowaniem komfortu pracy.

W pierwszej kolejności konieczne jest poznanie całkowitych kosztów posiadania drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych przedsiębiorstwa, analizując wszelkie procesy związane z przetwarzaniem dokumentów. Dogłębne poznanie całej infrastruktury informatycznej związanej z przepływem dokumentów może pozwolić na wdrożenie projektu, który ma szansę zagwarantować duże oszczędności.

Druga faza Audytu - Pozyskanie informacji

Ogólne założenia – Faza 2

  • Rozpoznanie działania systemu drukowania i kopiowania;
  • Pozyskanie informacji o sposobie zarządzania systemem drukowania i kopiowania, sposobie świadczenia usług serwisowych i konserwacyjnych;
  • Pozyskanie informacji o kosztach ponoszonych na zakup materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących za okres wsteczny;
  • Pozyskanie informacji o kosztach wykonanych usług konserwacyjnych i naprawczych dla urządzeń drukujących i kopiujących za okres wsteczny;
  • Pozyskanie informacji na temat umów dzierżawy urządzeń kopiujących i drukujących za okres wsteczny;
  • Pozyskanie informacji o zużyciu papieru wykorzystywanego do systemu drukowania i kopiowania za okres wsteczny;

Trzecia faza Audytu - Analiza Użytkowników

Ogólne założenia – Faza 3

  • Rozpoznanie potrzeb użytkowników systemu drukowania i kopiowania;
  • Przeprowadzenie ankiet wydziałowych mających na celu rozpoznanie potrzeb użytkowników systemu drukowania i kopiowania, zlokalizowania potrzeby wydruku lokalnego związanego z bezpośrednią obsługą klienta oraz potrzeb węzłów sekretarsko-dyrektorskich. Ankieta może mieć charakter kwestionariusza lub konsultacji
  • Przeprowadzenie konsultacji z komórką organizacyjną zarządzającą systemem drukowania i kopiowania w celu określenia opisu funkcjonalnego nowego systemu drukowania i kopiowania;

Czwarta faza Audytu - Raport

Ogólne założenia – Faza 4

  • Raport, projekt zmian, analizy ekonomiczne;
  • Przekazanie raportu z okresu audytu zawierającego informacje o wolumenie drukowanych i kopiowanych dokumentów oraz kosztów generowanych przez system drukowania i kopiowania. Raport powinien być przedstawiony dla struktury lokalizacyjnej urządzeń oraz dla struktury organizacyjnej;
  • Przekazanie projektu zmian krótko i długofalowych wraz z określeniem możliwych do uzyskania oszczędności oraz wysokości kosztów koniecznych do ich wprowadzenia;
  • Przeprowadzenie oceny opłacalności poszczególnych wariantów inwestycji przy wykorzystaniu następujących metod analizy: okres zwrotu PBP, aktualna wartość netto NPV, wewnętrzna stopa procentowa IRR;